Fajlovi klijenata u svakom CRM zapisu

Industrijska i distributivna kompanija čuva ugovore, ponude, sertifikate i tehničke listove u CRM prilozima, na mrežnim diskovima i u mejlovima. Na istim klijentima radi više timova i svaki ima svoju predstavu o tome gde fajl pripada.

Prodaja ne može da nađe potpisani ugovor, kvalitet ne može da nađe sertifikat za isporučenu seriju, a ista ponuda postoji u četiri verzije. Fajlovi stoje u CRM beleškama, na zajedničkim diskovima i u poštanskim sandučićima, pa niko ne veruje nijednoj kopiji.

Davanje svima direktnih SharePoint prava nije opcija. Prava bi se razilazila sa CRM modelom bezbednosti, komitenti i partneri treba da dobiju kontrolisan pristup nekim folderima, a stari diskovi moraju da pređu na timske sajtove bez gubljenja strukture.

Gradimo karticu Dokumenta na bilo kom CRM zapisu kao upravljač fajlovima. Svaki zapis dobija jedan SharePoint folder, napravljen iz šablona, sa otpremanjem i preuzimanjem u delovima, preimenovanjem, kopiranjem iz šablona, pregledom i konverzijom iz Worda u PDF. Teams kanal po ključnom klijentu ostaje sinhronizovan sa folderom. Kartica pokazuje samo ono što korisnik sme: čitanje, izmenu ili nikakav pristup, u skladu sa CRM bezbednosnim ulogama.

Sve se izvršava na serveru kroz prilagođene API-je pisane u C#-u koji pozivaju Microsoft Graph, pa korisnicima nisu potrebna direktna SharePoint prava. Isti sloj ažurira metapodatke, poziva spoljne korisnike i šalje ugovore na elektronski potpis, a status svakog potpisnika vidi se na zapisu klijenta. Komanda za automatske oznake popunjava metapodatke iz ERP-a, a migracija prebacuje stare share-ove na desetine timskih sajtova prema matrici pristupa.

Rešenje čita i sadržaj svakog foldera klijenta. Ljudi pitaju svojim rečima, na primer za poslednji potpisani ugovor o cenama, i dobijaju odgovarajući dokument sa ocenom pouzdanosti i citiranim članovima. Rešenje izvlači datume isteka iz sertifikata i ugovora i podseća vlasnika 90, 60 i 30 dana unapred, uz tablu isteka za usklađenost.

• Jedan SharePoint folder po CRM zapisu, napravljen iz šablona

• Semantička pretraga kroz sve foldere klijenata, sa citiranim članovima i ocenom pouzdanosti

• Datumi isteka pročitani iz sertifikata i ugovora, sa podsetnicima 90, 60 i 30 dana ranije

• Elektronski potpis za izlazne ugovore, sa statusom svakog potpisnika

• Pristup prati CRM uloge kroz prilagođene API-je na serveru

• Dynamics 365 / Dataverse
• SharePoint Online
• Microsoft Graph
• C# prilagođeni API-ji
• SPFx
• TypeScript