Portfolio inicijativa za planiranje i prioritete

PMO velike uslužne kompanije koordinira desetine inicijativa u programima operacija, finansija i usluga za klijente. Svakog kvartala mora da odluči koje inicijative idu dalje, a svaka jedinica želi svoju.

Projekti žive u tabelama i prezentacijama. Šifre se dodeljuju ručno, statusi se razlikuju od fajla do fajla i niko ne može da kaže koliko dugo projekat stoji ni zašto je preplaniran.

Kvartalno planiranje je pregovaranje mejlom. Bez zajedničke ocene pobeđuje sektor koji se najglasnije čuje, a odgovori sektora stižu u različitim oblicima i lako se izgube.

Projektujemo model-driven aplikaciju na Dataverse-u sa oko 27 tabela i skupom tokova u Power Automate-u. Hijerarhija Program, Inicijativa i Aktivnost dobija automatske šifre poput PG-OPS / IN-26-103, a inicijative prolaze kroz faze Prijem, Oblikovanje, Realizacija, Pauzirano, Zatvoreno i Odbačeno, vođene tokom poslovnog procesa od prijema do primopredaje.

Svaka inicijativa dobija indeks prioriteta, poslovnu vrednost umanjenu za rizik, a na osnovu indeksa grade se šira lista, uža lista i potvrđena lista za svaki kvartalni period planiranja. Jedinice odgovaraju na samom zapisu inicijative, zapisi o preplaniranju broje dane pauze, a angažovanje tima i naučene lekcije ostaju uz inicijativu. Mapa puta po kvartalima prikazuje potvrđeni rad, a kalendar odsustva radi kao prateća aplikacija nad istim podacima.

Toplotna mapa kapaciteta i potražnje poredi opterećenje svakog tima sa njegovim kapacitetom za naredna četiri kvartala i pokazuje gde plan traži pomeranje. Model za predviđanje svako jutro ocenjuje rizik kašnjenja svake inicijative na osnovu preplaniranja, pauza, otvorenih odluka i opterećenja tima, a navodi razloge i predloženu meru. Svakog ponedeljka rešenje piše nedeljni izveštaj o statusu za svaku inicijativu iz aktivnosti na zadacima, evidenciji sati i beleškama, spreman da ga rukovodilac pregleda.

• Hijerarhija Program, Inicijativa i Aktivnost sa automatskim šiframa

• Indeks prioriteta iz poslovne vrednosti i rizika, za kvartalne liste

• Toplotna mapa kapaciteta po timu i kvartalu, sa razlikom u FTE

• Predviđanje rizika kašnjenja za svaku inicijativu, sa razlozima i predloženom merom

• Nedeljni izveštaji o statusu pisani iz aktivnosti na zadacima, sati i beleški

• Mapa puta po kvartalima i zapisi o preplaniranju koji broje dane pauze

• Power Apps (model-driven)
• Dataverse
• Power Automate
• Power BI
• Plugini u C#-u
• Microsoft Entra ID