Elektronska kancelarija prepiske umesto papirne knjige

Organizacija javnog sektora sa nekoliko stotina zaposlenih i kancelarijom koja godišnje prima hiljade dokumenata poštom, mejlom i na šalteru. Svaki dokument mora da se evidentira, usmeri, odgovori u roku i odloži prema klasifikacionom planu.

Delovodnik je papirna knjiga, a uz nju svaka služba vodi svoje tabele. Brojevi se dodeljuju ručno, pa dolazi do duplikata i rupa, a niko ne može brzo da vidi koji dokument na koga čeka.

Odgovori se sa originalnim zahtevom povezuju samo po sećanju. Pristup dokumentima se daje neformalno, rokovi se probijaju neprimećeno, a za stari dokument treba pitati osobu koja ga je arhivirala.

Rešenje je model-driven aplikacija na Dynamics 365 i Dataverse platformi. Jedna tabela dokumenata pokriva ulazne, izlazne i interne dokumente, a forma se prilagođava smeru. Klasa i podklasa koriste filtrirane lookup-e, pošiljaoci i primaoci su u subgridu kontakata, a dokumenti se mogu međusobno povezivati. Tok poslovnog procesa vodi dokument od evidentiranja do odlaganja u arhivu.

C# plugin dodeljuje oznake po pravilima prefiksa i godišnjim brojačima, pa je numeracija jedinstvena i bez rupa. Kada stigne mejl ili sken, AI ga čita i predlaže klasu, podklasu, organizacionu jedinicu i rok za odgovor uz ocenu pouzdanosti, a službenik predlog prihvata jednim klikom. Power Automate tokovi daju i oduzimaju pristup kako dokument prolazi kroz faze, a custom API-ji čuvaju fajlove i mejlove kao .eml u SharePoint-u zajedno sa metapodacima.

Izlazni dokumenti se potpisuju kvalifikovanim e-potpisom i pečatiraju e-pečatom organizacije, a izlazna pošta prikazuje status potpisa svakog odgovora. Samouslužna stranica omogućava građaninu ili partneru da prati podnesak po oznaci, od prijema do pečatiranog odgovora.

• AI prijem koji predlaže klasu, službu i rok uz ocenu pouzdanosti

• Kvalifikovani e-potpis i e-pečat na izlaznim dokumentima, sa statusom potpisa po odgovoru

• Samouslužna stranica na kojoj podnosilac prati zahtev po oznaci

• Oznake sa prefiksima i godišnjim brojačima, dodeljuje ih plugin

• Jedna forma dokumenta koja se menja prema smeru: ulazni, izlazni ili interni

• Mejlovi i prilozi arhivirani u SharePoint-u kao .eml fajlovi sa metapodacima

• Dynamics 365
• Dataverse
• Model-driven aplikacije
• C# plugin-i
• Power Automate
• Custom API-ji
• SharePoint Online